Сервисная сеть · автоматизация отчётов
Отчёты в Telegram, к которым директор обращается голосом
Администраторы сдают сменные данные через бота. Система проверяет имена, записывает отчёты в таблицы и архив. Директор может спросить о сотруднике или периоде голосовым сообщением и получить сводку там же, в Telegram.
01 · Контекст
Отчёты были, общей картины не было
В казахстанской сети сервисных центров администраторы сдавали сменные данные в разных файлах. Ошибки в именах и разрозненное хранение мешали быстро найти нужный отчёт. Директору приходилось обращаться к людям или искать запись вручную. Клиенту нужен был единый формат сдачи отчёта и способ получить историю по сотруднику или периоду в привычном мессенджере.
-
Собрать данные одинаково
Вести администратора по одной форме отчёта.
-
Сохранить историю
Проверять имена и записывать данные в таблицы и архив.
-
Упростить поиск директору
Принимать голосовой вопрос и возвращать нужную сводку.
Технологии
Технологии решения
Стек обеспечивает сбор, проверку, хранение и быстрый голосовой поиск по данным сети.
-
Telegram Bot API
Интерфейс для администраторов и директора
-
Make.com
Оркестрация отчётов, проверок и запросов
-
OpenRouter
Резервный маршрут языковой модели при тайм-аутах
-
Google Sheets
Автоматические ежедневные вкладки и оперативные данные
-
Историческая база
Поиск отчётов по сотруднику и периоду
-
STT
Надёжное распознавание голосовых запросов
-
Валидация данных
Проверка имён и защита от дублей и ошибок
Путь отчёта
От смены до ответа директору
Два маршрута используют одни данные: администратор сдаёт отчёт, руководитель обращается к сохранённой истории.
-
01
Заполнить отчёт
Администратор отвечает на вопросы Telegram-бота.
-
02
Проверить данные
Система сверяет имена и снижает риск дублей.
-
03
Сохранить запись
Отчёт попадает в ежедневную таблицу и историческую базу.
-
04
Задать вопрос
Директор отправляет голосовой запрос по сотруднику или периоду.
-
05
Получить сводку
Бот находит запись и возвращает ответ в Telegram.
02 · Подход
Два Telegram-сценария на общей истории
Мы объединили сдачу отчёта, проверку имён, ежедневные таблицы и архив. Для директора добавили отдельный маршрут: речь переводится в текст, запрос разбирается, нужные записи выбираются из истории, а сводка возвращается в Telegram.
-
Отчёт в боте
Администратор сдаёт смену по одинаковому сценарию.
Схема двух маршрутов к общим данным. -
Проверка и архив
Имена сверяются, записи сохраняются в таблицах и исторической базе.
-
Голосовой поиск
Директор спрашивает о сотруднике или периоде и получает сводку.
03 · Реализация
Что связали в системе
- Telegram Bot APIИнтерфейс для администраторов и директора
- Make.comОркестрация отчётов, проверок и запросов
- OpenRouterРезервный маршрут языковой модели при тайм-аутах
- Google SheetsАвтоматические ежедневные вкладки и оперативные данные
- Историческая базаПоиск отчётов по сотруднику и периоду
- STTНадёжное распознавание голосовых запросов
- Валидация данныхПроверка имён и защита от дублей и ошибок
-
01
Единый формат отчёта
Разложили сменные данные на поля для Telegram-бота.
-
02
Проверка имён
Добавили сверку сотрудников перед сохранением записей.
-
03
Таблицы и история
Настроили ежедневные вкладки и базу для поиска по прошлым отчётам.
-
04
Голос директора
Подключили распознавание речи и запрос к сохранённым данным.
AI в поиске
Голос становится запросом к истории
Распознавание речи переводит сообщение в текст. Языковая модель определяет, какие данные нужны; фактический ответ собирается из записей системы.
Распознавание речи
STT
- Распознавание запросаГолос директора преобразуется в текст для дальнейшей обработки.
Разбор запроса
OpenRouter
Резервный маршрут модели
- Понимание намеренияМодель определяет сотрудника, период и тип нужного отчёта.
Фактическая история
База данных
Поиск по записям
- Поиск по историиСистема выбирает фактические записи без ручной работы с таблицами.
Ответ руководителю
Telegram
Bot API
- Готовый ответРуководитель получает сводку в привычном интерфейсе.
Функционал
Что изменилось в работе с отчётами
Форма для администраторов и голосовой поиск директора опираются на общую историю.
-
Сдача отчёта в Telegram
Для администраторовБот ведёт администратора по одинаковым полям.
-
Проверка имён
Перед сохранениемСверка с базой помогает выявить ошибки и дубли.
-
Ежедневные таблицы
Google SheetsНовая вкладка создаётся для каждого дня.
-
Исторический архив
Поиск по записямОтчёты доступны по сотруднику и периоду.
-
Голосовой запрос
Для руководителяДиректор получает нужную сводку в Telegram.
04 · Эффект
Отчёты собраны в единую систему
За три недели мы внедрили Telegram-сценарий сдачи отчётов, проверку данных, ежедневные таблицы, историческую базу и голосовой поиск для директора. Теперь нужную запись можно запросить без ручного просмотра файлов.
- 3 недели
- срок реализации
- 2 роли
- администратор сдаёт, директор запрашивает
- 1 история
- отчёты доступны по сотруднику и периоду