Кейс агентства
Автоматизация отчётов в Telegram с голосовым AI-поиском
Администраторы сдают проверенные отчёты через Telegram, данные автоматически сохраняются в единой системе, а директор получает сводку по сотруднику или периоду голосовым запросом.
01 · Контекст
С чем пришёл клиент
Крупная казахстанская сеть сервисных центров столкнулась с хаосом в ежедневных сменных отчётах: разрозненные файлы, опечатки в фамилиях сотрудников и задержки сводных данных мешали руководству оперативно контролировать выручку и дисциплину. Мы внедрили Telegram-бота и голосового AI-ассистента, превратив ручную рутину в полноценную цифровую систему с мгновенным поиском истории и голосовыми запросами директора.
-
Клиент
Сервисный центр
-
Срок реализации
03.04.2025 – 23.04.2025
-
Категория
Автоматизация
Технологии
Технологии решения
Стек обеспечивает сбор, проверку, хранение и быстрый голосовой поиск по данным сети.
-
Telegram Bot API
Интерфейс для администраторов и директора
-
Make.com
Оркестрация отчётов, проверок и запросов
-
OpenRouter
Резервный маршрут языковой модели при тайм-аутах
-
Google Sheets
Автоматические ежедневные вкладки и оперативные данные
-
Историческая база
Поиск отчётов по сотруднику и периоду
-
STT
Надёжное распознавание голосовых запросов
-
Валидация данных
Проверка имён и защита от дублей и ошибок
Ключевая инновация
Что мы реализовали
Комплекс работ реализован за три недели — разрозненные процессы объединены в единую экосистему Telegram-ботов, баз данных и облачных таблиц.
-
1
Сдача отчёта
Администратор заполняет форму — валидация имён через БД автоматически
-
2
Запись данных
Сохраняется в Google Sheets и историческую БД — новая вкладка ежедневно
-
3
Голосовой запрос
Директор отправляет голосовое — STT расшифровывает, AI находит отчёт
-
4
Мгновенный ответ
Полный отчёт по сотруднику или периоду — менее чем за 10 секунд
02 · Подход
Единая система отчётности и голосового контроля
За три недели мы объединили отчёты администраторов, проверку имён, ежедневные таблицы и исторические данные в одной системе. Отдельный AI-контур принимает голосовой запрос директора и возвращает нужный отчёт без ручного поиска.
-
Сеть сервисных центров, KZ
Клиент
-
8 администраторов
Масштаб
-
Telegram-бот + голос
Интерфейс
-
3 недели
Срок реализации
AI в проекте
AI в проекте
AI-контур превращает голосовой запрос руководителя в точный поиск по историческим данным и возвращает готовую сводку в Telegram.
Функционал
Функционал системы
Два связанных контура обслуживают ежедневную отчётность и управленческий контроль.
-
Сдача отчёта в Telegram
Для администраторовПошаговый сценарий собирает данные в одинаковом формате.
-
Автоматическая проверка
Без ошибок в именахВалидация исключает расхождения и дубли.
-
Ежедневное хранение
Google SheetsНовая вкладка создаётся автоматически для каждого дня.
-
Исторический архив
По сотрудникам и периодамДанные остаются доступными для последующего анализа.
-
Голосовой запрос директора
Ответ за секундыAI находит и возвращает нужную сводку в Telegram.
04 · Эффект
Достигнутые результаты
За три недели разрозненная отчётность превратилась в централизованную систему. Администратор формирует отчёт без ручных ошибок, директор получает данные голосовым запросом, а история остаётся доступной без звонков и поиска по таблицам.
- 30 сек
- Формирование отчёта администратора без ошибок
- ≤10 сек
- Ответ на голосовой запрос по сотруднику или периоду
- 100%
- Данных хранятся централизованно
- 3 недели
- Срок реализации системы